Het vertrouwen dat wij zorgvuldig omgaan met jouw persoonsgegevens willen we elke dag weer waarmaken. We werken met goed beveiligde informatiesystemen en heldere privacy statements. Wanneer nodig passen we deze aan. Zoals nu, met de invoering van de Algemene Verordening Gegevensverwerking (AVG). Lees hier hoe wij omgaan met jouw persoonsgegevens.
Wie zijn we?
Exactzorg B.V. is gevestigd te Nijmegen, Jonkerbosplein 52, postcode en houdt zich bezig met de bemiddeling tussen de zzp’ er en instellingen die behoefte hebben aan een flexibele inzet van uren. Wij bemiddelen enkel van zzp ‘ er naar de instelling. Tezamen zijn wij verantwoordelijk voor de verwerkingen van jouw persoonsgegevens (Verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG).
Uitgangspunt bij het verwerken van gegevens
Uitganspunt bij het verwerken van gegevens is dat dit gebeurt:
• met jouw toestemming;
• om de overeenkomst en/of gebruikersvoorwaarden die we met je zijn overeengekomen goed uit te kunnen voeren
Van wie verzamelen wij persoonsgegevens?
Bezoekers en gebruikers van de website of portalen.
Welke gegevens worden verzameld:
Bij bezoek: Over het algemeen kan onze website en/of portalen bezocht worden zonder dat jouw persoonsgegevens aan ons worden doorgegeven. Wij verzamelen niet-identificeerbare informatie over gebruikers van de website en/of portalen zoals bijvoorbeeld datum en tijd van toegang, de bron vanwaar je rechtstreeks bent doorgelinkt naar onze website, het besturingssysteem dat je gebruikt, de onderdelen van de website en/of portalen die je bezoekt, de pagina’s van de website en/of portalen die je hebt bezocht, informatie over het type apparaat dat je gebruikt en het materiaal dat je opstuurt of downloadt van de website.
Exactzorg B.V. maakt tevens gebruik van cookies (1) en webstatistieken.
Bij gebruik: Zodra je gegevens aan ons verstrekt, door het invullen van een formulier, doen van een sollicitatie of inschrijving waarbij je een account aanmaakt in ons portaal, verwerken wij die gegevens die je aan ons verstrekt. Wij vragen jou om ons enkel informatie te verstrekken die correct en relevant is.
Doel van verzamelen informatie:
Bij bezoek: Deze informatie helpt ons om de website of de app te verbeteren, voor jouw gebruiksgemak en om je zo goed mogelijk van dienst te zijn.
Bij gebruik: om de overeenkomst en/of gebruikersvoorwaarden die we met je zijn overeengekomen goed uit te kunnen voeren. Deze gegevens delen wij niet via de website maar via een beveiligde mailverbinding Sivver.
(1) Een cookie is een bestand dat op jouw computer wordt opgeslagen. Bij een vervolgbezoek op onze website kunnen deze cookies worden herkend. Meer informatie hierover kun je terugvinden verderop in het document.
Sollicitanten, (potentiële) kandidaten, zzp’ers, flexwerkers, medewerkers van leveranciers, deelnemers van klanten of andere personen.
Exactzorg B.V. legt uitsluitend bijzondere persoonsgegevens (zoals bedoeld in de Wet Algemene Verordening Gegevensbescherming) vast na jouw toestemming.
Welke gegevens worden verzameld:
We verwerken de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening; een deel van deze gegevens is verplicht om gebruik te kunnen maken van onze dienstverlening. Zonder deze gegevens kunnen we onze dienstverlening niet uitvoeren. Aanvullende gegevens kunnen wenselijk zijn om de dienstverlening beter te kunnen afstemmen op jouw wensen, kwaliteiten en/of beschikbaarheid of om te voldoen aan meer specifieke vragen of verplichtingen ten aanzien van de functie en/of vanuit opdrachtgevers. Wij vragen je ons enkel informatie te verstrekken die juist en relevant is. We kunnen ook (contact)gegevens van je verzamelen indien je deze hebt geplaatst op publieke middelen, enkel indien wij een gerechtvaardigde reden hebben om te veronderstellen dat je geïnteresseerd zou zijn in werk of onze dienstverlening. In dat geval zullen we je benaderen we je om je interesse te toetsen om je bij ons in te schrijven conform onze voorwaarden en met inachtneming van dit Privacystatement. Je bent zelf verantwoordelijk voor persoonlijke gegevens die beschikbaar zijn van jou op/via de emial. Tip: check dit regelmatig en indien je niet wil dat informatie beschikbaar is voor derden, scherm dit dan goed af.
Meer toegelicht gaat per categorie het om, onder andere, de volgende (documenten met) persoonsgegevens:
Bij inschrijving bij Exactzorg B.V:
• NAW gegevens, e-mailadres en andere contactgegevens en indien van toepassing gegevens over de ZZP onderneming;
• geboortegegevens, leeftijd, geslacht;
• curriculum vitae (CV), informatie over opleiding, stages en werkervaring;
• gegevens over trainingen en opleidingen en/of testen die jij zelf of via ons hebt gevolgd of gedaan;
• gegevens over beschikbaarheid en verlof;
• andere gegevens die van belang (kunnen) zijn in het kader van de beoordeling van de geschiktheid van jou als kandidaat, bijvoorbeeld verklaring omtrent gedrag (VOG) referenties en getuigschriften;
• pasfoto– alleen op vrijwillige basis.
• Een kopie van het legitimatiebewijs mag bij de werving en selectie worden opgeslagen en gecontroleerd om na te gaan of je mag werken in Nederland. Ga je niet binnen vier weken voor ons aan de slag, dan wordt het ID-bewijs verwijderd.
Wij spannen ons in voor een inclusieve arbeidsmarkt, waar iedereen die kan, mee mag doen. Gegevens zoals jouw geslacht vragen we op om met je te communiceren, gegevens over leeftijd om je in onze systemen te identificeren.
Op het moment dat je kunt gaan werken/werkt/hebt gewerkt voor of via Exactzorg B.V.:
• nationaliteit, BSN-nummer, ID bewijs;
• overige gegevens die gerelateerd zijn aan jouw registratie als zzp’er;
• daarnaast verwerken wij soms, ten behoeve van bepaalde functies, gegevens in het kader van de selectie;
Indien je via ons wordt bemiddeld naar een opdrachtgever;
• gegevens noodzakelijk in het kader van de beperking van de inlenersaansprakelijkheid (zoals NAW, geboortedatum, BSN, soort ID-bewijs, nummer en geldigheidsduur, indien aanwezig: verblijfsvergunning, A1-verklaring).
Exactzorg B.V. legt uitsluitend bijzondere persoonsgegevens (2) vast als dat nodig is om aan haar wettelijke verplichtingen te voldoen, of indien dit anders toegelaten is bij of krachtens de wet.
• Met ‘bijzondere persoonsgegevens’ wordt bedoeld; gegevens over ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke godsdienst of levensovertuiging, genetische en biometrische gegevens, gezondheid, seksuele leven, lidmaatschap vakbond, strafrechtelijke persoonsgegevens en/of persoonsgegevens over onrechtmatig of hinderlijk gedrag.
Doel van verzamelen informatie:
Wij verzamelen en verwerken jouw gegevens voor de uitvoering van onze hr-dienstverlening, waaronder; bemiddeling, planning en facturatie.
Meer toegelicht, jouw persoonsgegevens worden verwerkt om;
• (correct en duidelijk) met je te communiceren;
• je aanbiedingen te doen en/of informatie te verstrekken over de dienstverlening en overige activiteiten en deze beter af te stemmen op jouw wensen en kwaliteiten, dit gebeurt door onze medewerkers en deels geautomatiseerd via clevergig;
• je te benaderen voor commerciële aanbiedingen, nieuwsbrieven, events en promotie-acties die voor jou interessant kunnen zijn, uitsluitend indien je je daarvoor hebt aangemeld;
• jouw feedback of klachten te verwerken of daarop te reageren om onze dienstverlening en middelen te kunnen verbeteren of je beter van dienst te kunnen zijn;
• onze dienstverlening te verbeteren;
• jouw geschiktheid en beschikbaarheid te kunnen beoordelen in verband met bemiddeling naar een opdracht, waarbij ook gebruik gemaakt kan worden van testresultaten, referentiechecks, social media (enkel indien echt relevant is en bij de wervingstekst is aangegeven);
• inzicht te krijgen in bedrijven waar of via wie je mogelijk aan gekoppeld kunt worden;
• je voor te stellen bij onze opdrachtgevers, dit kan ook door middel van geluid-en/of beeldmateriaal, in geval van video’s of foto’s: uitsluitend indien je deze op vrijwillige basis aan ons hebt verstrekt, of hebt laten verstrekken; je zo goed mogelijk volgens jouw wensen en beschikbaarheid en de mogelijkheden bij onze opdrachtgever in te plannen;
• een bemiddelingsrelatie met je aan te gaan en te onderhouden en hiervoor de relevante (contract)administratie uit te voeren;
• een opdracht bij de opdrachtgever vast te leggen in een overeenkomst met de opdrachtgever en de overeenkomst met de opdrachtgever te onderhouden en na te komen;
• ten behoeve van bepaalde functies gegevens te verwerken in het kader van de selectie/screening.
• jouw persoonlijke ontwikkeling en inzetbaarheid te bevorderen, waaronder door training, opleiding en testen;
• voor management doeleinden waaronder; managementinformatie, het verzorgen van interne controles en bedrijfsveiligheid en het uitoefenen van audits en accountantscontrole;
• kwaliteitsdoeleinden zoals certificering;
• aanspraak te kunnen maken op subsidies, premiekortingen, loonkostenvoordeel e.d.; als we een bemiddelingsrelatie met je zijn aangegaan, voor naleving van wet- en regelgeving, waaronder maar niet beperkt tot identificatie, arbeidswetgeving, fiscale- en sociale zekerheidswetgeving, pensioen, bestrijding van fraude en nationale en internationale sanctiewetgeving.
Zakelijke relaties
Welke gegevens worden verzameld:
We verwerken de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening. Aanvullende gegevens kunnen wenselijk zijn om de dienstverlening beter te kunnen afstemmen op jouw wensen, of om te voldoen aan meer specifieke vragen of verplichtingen ten aanzien van de samenwerking. Wij vragen je ons enkel informatie te verstrekken die juist en relevant is. We kunnen ook (contact)gegevens van je verzamelen indien je deze hebt geplaatst op publieke middelen, enkel indien wij een gerechtvaardigde reden hebben om te veronderstellen dat je geïnteresseerd zou zijn in werk of onze dienstverlening. In dat geval zullen we je benaderen we je om je interesse te toetsen.
Je bent zelf verantwoordelijk voor persoonlijke gegevens die beschikbaar zijn van jou op/via het internet. Tip: check dit regelmatig en indien je niet wil dat informatie beschikbaar is voor derden, scherm dit dan goed af.
Meer toegelicht gaat het om, onder andere, de volgende (documenten met) persoonsgegevens:
• naam en contactgegevens;
• functie;
• gegevens van het bedrijf waarvoor je werkt of vertegenwoordigt;
• gegevens om een goede zakelijke relatie met je kunnen onderhouden;
• gegevens ten behoeve van evenementen en bijeenkomsten.
Doel van verzamelen informatie:
voor het doen van aanbiedingen voor en/of verstrekken van informatie over de dienstverlening en overige activiteiten en een zakelijke relatie te onderhouden en een opdrachtovereenkomst te sluiten en te onderhouden.
Meer toegelicht, deze persoonsgegevens worden verwerkt om;
• de overeenkomst met jou te kunnen vastleggen, onderhouden en na te komen;
• met jou te kunnen communiceren;
• een goede zakelijke relatie met jou te onderhouden, om; je aanbiedingen te kunnen doen, relatiegeschenken te verstrekken en/of informatie te kunnen verstrekken over de dienstverlening en overige activiteiten;
• je te benaderen voor commerciële aanbiedingen, nieuwsbrieven, events en promotie-acties die voor jou interessant kunnen zijn.
• om te kunnen factureren;
• om de kredietwaardigheid te kunnen bepalen;
• om jou en/of jouw collega’s toegang te verstrekken tot de planningsapp en het accountbeheer in te regelen;
• voor rapportagedoeleinden (bijvoorbeeld om de juiste persoon de juiste rapportage te verstrekken);
• jouw feedback of klachten te verwerken of daarop te reageren om onze dienstverlening en middelen te kunnen verbeteren of je beter van dienst te kunnen zijn;
• onze dienstverlening te verbeteren.
Wat is de bewaartermijn van je persoonsgegevens?
De bewaartermijnen die wij hanteren, zijn afhankelijk van de toepasselijke wettelijke bewaartermijnen, eventuele claimrisico’s of andere verplichtingen waarbij uitgangspunt is dat jouw persoonsgegevens niet langer worden bewaard dan daarvoor noodzakelijk.
Kandidaten die (nog) niet voor Exactzorg hebben gewerkt:
Jouw bemiddelingsgegevens (CV, werkervaring, opleiding e.d.) zijn beschikbaar tot twee jaar na het laatste contact indien je niet voor Exactzorg hebt gewerkt. Je krijgt zowel een jaar na het laatste contact als twee jaar na het laatste contact een bericht van ons dat je bij ons staat ingeschreven. Indien je niet meer bemiddeld wilt worden, kun je jezelf uitschrijven door een mail te sturen aan info@exactzorg.nl. Je wordt niet meer benaderd en bemiddeld door Exactzorg. Jouw persoonsgegevens zijn nog drie kalendermaanden beschikbaar in een afgeschermde omgeving. In deze afgeschermde omgeving zijn jouw gegevensenkel beschikbaar voor Exactzorg onder strikte voorwaarden overeenkomstig de daarvoor gestelde doelen en termijnen. Na afloop van genoemde termijnen worden jouw gegevens definitief verwijderd. Bij uitschrijving zal je in de toekomst als je wilt solliciteren/inschrijven bij Exactzorg opnieuw de procedure moeten doorlopen. Indien je nog niet wil dat jouw inschrijving na twee jaar wordt verwijderd dan kun je dat voorkomen door: jouw profiel bij te laten werken of je beschikbaarheid aan te geven in de clevergigapp. Jouw persoonsgegevens zijn enkel beschikbaar voor Exactzorg overeenkomstig de daarvoor vastgestelde doelen en termijnen.
Kandidaten die voor of via Exactzorg werken/hebben gewerkt:
Jouw persoonsgegevens zijn beschikbaar tot twee jaar na einde bemiddelingsovereenkomst. Bepaalde persoonsgegevens zijn ten behoeve van bijvoorbeeld claims, audits(5 jaar na einde kalenderjaar) en fiscale verplichtingen (7 jaar na einde kalenderjaar) langer beschikbaar voor Exactzorg.
Zakelijke relaties:
Persoonsgegevens zijn beschikbaar tot twee jaar na de laatste plaatsing.
Met wie kunnen wij jouw gegevens delen?
Exactzorg kan je persoonsgegevens doorgeven aan de volgende (categorieën) ontvangers voor zover van toepassing;
• leveranciers (zoals gegevensverwerkers) die namens Exactzorg diensten verlenen of opdrachten uitvoeren. Deze ontvangers hebben alleen toegang tot de gegevens die zij nodig hebben om hun taken uit te voeren en zijn gebonden aan contractuele verplichtingen;
• derden zoals dienstverleners die functies in onze opdracht uitvoeren (waaronder test-,opleidings, en/of exameninstituten, partijen die klanttevredenheidsmetingen doen o.a. ten behoeve van keurmerken en certificeringen, externe consultants, zakenpartners en professionele adviseurs als advocaten, auditors, technische ondersteuningsfuncties en IT-consultants die onze systemen ontwikkelen en testen);
• opdrachtgevers waar we jou voor kunnen stellen, waar je via ons aan het werk gaat of bent,;
• individuen en organisaties die informatie over bijvoorbeeld jouw referentie hebben of geschiktheid (zoals diploma’s) of die wij, op jouw verzoek, gegevens verstrekken of die ons, op jouw verzoek, informatie verstrekken, zoals huidige, voormalige of beoogde werkgevers, opleiders, exameninstituten en uitzendbureaus;
• derden aan wie wij gegevens, met jouw uitdrukkelijke toestemming, verstrekken of op jouw verzoek gegevens delen in verband met dataportabiliteit;
• overheidsinstanties en andere instanties indien wij van mening zijn dat we daartoe verplicht of gerechtigd zijn.
• En in alle overige gevallen waarin wij hiertoe worden verplicht, bijvoorbeeld door een gerechtelijk bevel of een gerechtelijk vonnis.
Het delen van de persoonsgegevens geschiedt op basis van een gerechtvaardigd belang, toestemming, wettelijke verplichting en/of ter uitvoering van de overeenkomst in overeenstemming met de doelen zoals genoemd bij ‘Doel van verzamelen informatie’.
Jouw persoonsgegevens kunnen worden doorgegeven of opgeslagen buiten Nederland. Exactzorg heeft de nodige maatregelen genomen om te verzekeren dat de doorgegeven persoonsgegevens adequaat worden beschermd. Jouw persoonsgegevens kunnen worden verstuurd naar een of meerdere landen binnen of buiten de Europese Unie en daar worden verwerkt. Wij zullen jouw persoonsgegevens alleen naar landen buiten de EU doorgeven waarvan de Europese Commissie van mening is dat jij daar een afdoende mate van bescherming hebt of waar Exactzorg of haar verwante organisaties passende veiligheidsmaatregelen heeft genomen om de privacy van jouw gegevens te waarborgen.
Jouw rechten
Je hebt het recht om een verzoek in te dienen voor:
• inzage in de persoonsgegevens die wij van jou verwerken;
• rectificatie van je persoonsgegevens;
• verwijdering van je persoonsgegevens of beperking van verwerking: in bepaalde omstandigheden, tenzij wij een goede reden, zoals een wettelijke verplichting, hebben om de persoonsgegevens te verwerken of niet te verwijderen;
• beperking van of een bezwaar over de verwerking van de persoonsgegevens;
• overdracht van je gegevens.
In geval van jouw verzoek, ter bescherming van de persoonsgegevens, zullen wij jouw identiteit moeten kunnen vaststellen. Wij maken geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming dat enkel gebaseerd is op geautomatiseerde verwerking met inbegrip van profilering.
Voor kandidaten, zzp’ers en opdrachtgevers met een account in één van onze portalen:
• als het verwerken van jouw persoonsgegevens is gebaseerd op jouw toestemming, heb je ook het recht om jouw toestemming, op enig moment, in te trekken. Het intrekken van jouw toestemming is echter niet van invloed op de rechtmatigheid van enige verwerking op basis van jouw eerdere toestemming, voordat wij een dergelijke intrekking hebben ontvangen of in het geval verdere verwerking van diezelfde gegevens volgens een andere grondslag is voortgezet, zoals een overeenkomst of wettelijke verplichting van Exactzorg.
Hieronder de wijze waarop je je toestemming kunt intrekken;
• als je je hebt opgegeven voor het ontvangen van informatie voor nieuwsberichten, evenementen, alerts of andere berichten, dan kun je je daarvoor afmelden via de mail info@exactzorg.nl;
• je kunt via je browser settings voorkomen dat cookies worden geplaatst maar ook kun je te allen tijde jouw cookie instellingen wijzigen of verwijderen van jouw apparaat via de browser instellingen;
• wil je gegevens wijzigen of verwijderen die je zelf niet kunt aanpassen, dan kun je opnemen met jouw contactpersoon binnen Exactzorg.
vragen, opmerkingen, klachten of (vermoeden) datalek
Heb je vragen, neem dan contact op met (jouw contactpersoon binnen) Exactzorg of stuur ons een e-mail. Indien je klachten hebt dan horen we dat graag, zodat we je verder kunnen helpen en, zo nodig, onze dienstverlening/werkprocessen kunnen aanpassen/verbeteren.
Heb je vragen, opmerkingen of klachten over de bescherming van jouw persoonsgegevens door Exactzorg, neem dan contact op met de vestiging of jouw contactpersoon. Of neem schriftelijk contact op met onze functionaris voor gegevensbescherming via Exactzorg t.a.v. functionaris gegevensbescherming, via info@exactzorg.nl
Je hebt het recht om een klacht in te dienen over de verwerking van jouw persoonsgegevens bij de Autoriteit persoonsgegevens. Is er sprake van een (vermoeden van) een datalek, bijvoorbeeld, vermoed je verlies of ongeautoriseerde toegang tot persoonsgegevens, laat het ons dan direct weten. Wij verzoeken je vriendelijk om dit aan ons te melden.
Beveiliging
Exactzorg doet er alles aan om jouw persoonsgegevens optimaal te beschermen. Wij hebben daartoe, rekening houdend met de laatste stand van de techniek, fysieke, administratieve, organisatorische en technische maatregelen getroffen om onrechtmatig gebruik te voorkomen. Deze maatregelen worden regelmatig geëvalueerd en waar nodig geactualiseerd.
Indien en voor zover gegevens worden verstrekt aan gegevensverwerkers die namens haar diensten verlenen of opdrachten uitvoeren, is Exactzorg met hen overeengekomen dat zij de persoonsgegevens eveneens optimaal beveiligen. Je dient je ervan bewust te zijn dat je zelf verantwoordelijk bent voor de beveiliging van jouw computerapparatuur en/of telefoon en van jouw eigen internetverbinding, en dat deze nooit 100% veilig is. De verzending van persoonsgegevens via internet geschiedt dan ook op eigen risico. De juiste werking en beveiliging van de (web)portalen is alleen van toepassing wanneer het device, waarop het portaal geopend wordt voorzien is van de officiële versies van besturingssystemen van Google (Android) en Apple (iOS) die door ons worden ondersteund.
Cookiebeleid
Een cookie is een bestand dat op jouw computer wordt opgeslagen. Bij een vervolgbezoek op onze website kunnen deze cookies worden herkend. Cookies van Exactzorg kunnen je computer of bestanden niet beschadigen. Exactzorg plaatst alleen cookies die voor het uitvoeren van de diensten noodzakelijk zijn. Indien er andere cookies moeten worden geplaatst, dan vragen we jouw voorafgaande toestemming.
Onze websites maken gebruik van cookies om de website te helpen analyseren hoe gebruikers de website gebruiken. Deze informatie bestaat uit: je IP-adres, het type browser, het computersysteem dat je gebruikt, accountnummer, de pagina’s die je bezoekt op Exactzorg. De verkregen informatie wordt vervolgens gebruikt om de website goed te laten werken (ingelogde gebruikers bijhouden, sessie informatie etc.) Daarnaast verzamelen wij door middel van cookies informatie over het surfgedrag op onze website te verzamelen, wat ook gebruikt wordt om onze website te optimaliseren.
Exactzorg plaatst geen cookies ten bate van andere partijen, zoals advertentie netwerken.
De meeste browsers zijn standaard ingesteld om cookies te accepteren, maar je kan je browser opnieuw instellen om alle cookies te weigeren of om aan te geven wanneer een cookie wordt verzonden. Het is echter mogelijk dat sommige functies en services, op onze en op ander websites, niet correct functioneren als cookies zijn uitgeschakeld in je browser.
Wijzigingen
Exactzorg kan van tijd tot tijd om uiteenlopende redenen veranderingen, aanvullingen of wijzigingen aanbrengen in haar privacystatement. Het meest actuele privacystatement is te allen tijde in te zien op de website en via in het portaal. We raden je aan het privacystatement regelmatig na te lezen. Deze versie is opgesteld in jan 2021.
